Minería de procesos: más que un simple descubrimiento de procesos

La necesidad de escalar las iniciativas de transformación digital y automatización a procesos más complejos e integrales está impulsando una mayor demanda de soluciones holísticas de automatización inteligente de procesos (IPA) que combinan varias palancas digitales, como la automatización robótica de procesos (RPA), el procesamiento inteligente de documentos (IDP), la IA conversacional, el aprendizaje automático, la minería de procesos y la orquestación de procesos.

La minería de procesos se está convirtiendo en parte integral del ecosistema de soluciones de IPA, dado el papel fundamental que desempeña en los ciclos de vida de automatización y transformación digital de las empresas.

Formas de aplicar la minería de procesos

Las soluciones de minería de procesos tienen una amplia gama de aplicaciones que van mucho más allá del simple descubrimiento de procesos para generar conocimientos basados en hechos y permitir a las empresas actuar sobre estos conocimientos para transformar los procesos. El gráfico 1 muestra las principales áreas de aplicación de las soluciones de minería de procesos.

Entre las muchas aplicaciones de la minería de procesos se encuentran:

• Descubrimiento de procesos o gemelos digitales para operaciones empresariales: descubrimiento y creación de una representación digital del proceso empresarial actual con activos, actividades, personas y sistemas informáticos para permitir la evaluación basada en datos de las oportunidades de transformación.
• Conformidad del proceso – Resaltar las desviaciones en el proceso descubierto frente al modelo de referencia de entrada. La capacidad de análisis de la causa raíz ayuda a los usuarios a identificar las causas de las anomalías detectadas en los procesos.
• Estandarización de procesos – Comparación y estandarización de procesos entre equipos, unidades y geografías. Puede identificar infracciones de las normas definidas por la empresa y permitir la comparación con puntos de referencia del sector para aplicar las mejores prácticas.
• Optimización de procesos: ayuda a racionalizar los procesos mediante la identificación de excepciones (por ejemplo, bucles de procesos) e ineficiencias. Ayuda a identificar posibles puntos conflictivos y cuellos de botella para optimizar los KPI clave del proceso
• Cumplimiento del proceso de automatización: ofrece una forma científica de evaluar el potencial de automatización y priorizar los casos de uso de alto valor mediante el análisis de la información a nivel de pasos, como el volumen, los costes y la frecuencia. Esto reduce significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para crear un proceso de automatización saludable.
• Simulación de procesos: ayuda a generar simulaciones virtuales que permiten a las empresas probar diversos escenarios de mejora sin afectar a sus operaciones cotidianas y minimizando el riesgo de implantación.
• Supervisión de procesos: permite la supervisión continua de los procesos en tiempo casi real para predecir

Seis factores clave del éxito para una mayor escala y realización del valor

La minería de procesos ofrece a las empresas un gran potencial para transformar sus modelos de negocio. Sin embargo, la escasa madurez del ecosistema de datos empresariales y la falta de concienciación son cuestiones clave que plantean desafíos a medida que las empresas se adentran en la minería de procesos.

Para adoptar con éxito la minería de procesos a escala y maximizar los beneficios de la inversión, las empresas deben adoptar los siguientes factores clave de éxito:

1. Garantizar la participación de la dirección y de la empresa de TI

El respaldo de los ejecutivos orienta las iniciativas de minería de procesos y ayuda a vincularlas a los objetivos estratégicos generales de la organización. La falta de patrocinio ejecutivo y de participación de las partes interesadas debido a una comprensión limitada de la tecnología de minería de procesos y de su potencial podría dar lugar a lagunas en la visión y el enfoque estratégico para impulsar la adopción en toda la empresa.

Obtener el apoyo de los ejecutivos es extremadamente importante en las fases iniciales, ya que ayuda a definir una visión y una misión claras, crea una estrategia y una hoja de ruta detalladas, establece la estructura de gobernanza necesaria, adquiere el talento adecuado y sienta las bases para crear capacidades internas. Educar a los altos directivos sobre los beneficios de la minería de procesos para conseguir su aceptación y realizar esfuerzos proactivos desde el principio para alinear a las partes interesadas de las funciones de seguridad y cumplimiento de TI de la empresa es clave para sentar las bases esenciales para una adopción exitosa.

2. Empiece con un proyecto sencillo

Seleccionar los procesos adecuados para las pruebas de concepto (POC) es fundamental, ya que demuestran la visión de la empresa y actúan como pruebas de fuego para evaluar el potencial de la tecnología. Las organizaciones pueden tener dudas sobre la credibilidad y eficacia de una nueva solución, y los resultados iniciales son cruciales para demostrar el valor a los usuarios, además de un claro retorno de la inversión a la alta dirección.

Las organizaciones deben empezar con un proceso que esté estructurado, contenga un número limitado de pasos y requiera poca preparación de datos. A medida que las empresas buscan ampliar la adopción, es importante priorizar los procesos utilizando un marco de evaluación estructurado y repetible que tenga en cuenta aspectos como:

• Potencial de impacto: tiene en cuenta el coste del proceso y la importancia para la empresa.
• Potencial de extracción del proceso: tiene en cuenta factores como el conocimiento del proceso, la complejidad, la frecuencia, la salud del proceso existente y la disponibilidad de datos.

Las empresas también podrían aprovechar la experiencia de los proveedores de servicios y buscar las mejores prácticas para llevar a cabo proyectos piloto con éxito.

3. Garantizar la disponibilidad y calidad de los datos

La disponibilidad limitada de datos de registros de eventos es un obstáculo clave para ampliar su adopción, especialmente en sectores con una penetración relativamente baja de sistemas de información como la planificación de recursos empresariales (ERP) y la gestión de relaciones con los clientes (CRM). Incluso si los sistemas están disponibles, las empresas a veces carecen de datos históricos, los datos no están disponibles en el formato adecuado, o son reacias a proporcionar acceso a los proveedores debido a la creciente preocupación por la seguridad de los datos y la privacidad. Extraer los registros de eventos en el formato adecuado, especialmente de sistemas informáticos no estándar, puede ser tedioso, y transformar los datos a los formatos apropiados puede requerir un importante apoyo informático y de codificación.

Educar a las partes interesadas clave sobre el beneficio de registrar los datos a través de los sistemas de información y guardarlos para su uso futuro es vital para garantizar la disponibilidad de los datos. Las organizaciones deben centrarse en aprovechar los conectores preconstruidos con las principales aplicaciones empresariales y la capacidad de extracción, transformación y carga (ETL) para transformar los datos en formatos adecuados. Las empresas deben asociarse con el departamento de TI desde el principio para comprender mejor el panorama de las aplicaciones, abordar los problemas de privacidad de los datos y obtener acceso a los conocimientos necesarios para llevar a cabo la transformación de datos.

4. Crear un centro de excelencia para la minería de procesos

La adopción de la minería de procesos en silos organizativos y la falta de una gobernanza adecuada y de colaboración entre los equipos podría dar lugar a una menor rentabilidad de la inversión, esfuerzos redundantes y una menor realización del valor, lo que dificultaría el mantenimiento y la ampliación de la adopción. La falta de gobernanza centralizada podría limitar la capacidad de una empresa para involucrar a las PYMEs de procesos pertinentes, navegar por los requisitos de cumplimiento, identificar los casos de uso adecuados, definir las métricas/KPIs adecuados para el seguimiento del rendimiento de los procesos, y utilizar de manera óptima las licencias de software de minería de procesos en toda la empresa.

El establecimiento de un centro de excelencia dedicado a la minería de procesos (CoE) ayuda a definir claramente los resultados deseados y a combinar los esfuerzos a través de iniciativas de excelencia de procesos, automatización y transformación digital para que resuenen con las necesidades de la organización en general. Proporciona una sólida estructura centralizada y un marco de gobernanza para desarrollar una visión compartida y una alineación estratégica entre las partes interesadas de TI y de negocio. Los CoE dotan a la empresa de un foro para compartir habilidades, talento, activos y debatir retos y mejores prácticas. Esto aumenta la agilidad y la velocidad de implantación de la minería de procesos en nuevas áreas operativas.

5. Identificar y obtener las competencias y conocimientos pertinentes

La minería de procesos requiere un equipo multidisciplinar de personas de diversas áreas, como gobernanza de proyectos, especialistas en datos, arquitectos de soluciones, analistas de negocio y expertos de dominio, para una implantación con éxito. La escasez de personal cualificado, la dificultad para adquirir o conservar el talento necesario y los elevados costes de formación para desarrollar las competencias internas impiden avanzar.

Las empresas podrían considerar la posibilidad de aprovechar los conocimientos y la experiencia de los proveedores de servicios para colmar las lagunas de cualificación y poner en marcha el programa. La colaboración con proveedores de servicios o de minería de procesos para formar a los empleados y desarrollar cursos basados en funciones para los puestos clave puede acelerar el desarrollo de las competencias internas. El aprovechamiento de los expertos internos para ayudar a los empleados a desarrollar una mentalidad analista también puede desempeñar un papel importante en la ampliación de la adopción.

6. Centrarse en la gestión del cambio

La resistencia de los empleados individuales a adoptar la minería de procesos debido a aprensiones en torno a una mayor transparencia operativa/de procesos y visibilidad de las formas de trabajo de los empleados puede suponer una amenaza para la adopción a escala en cualquier organización.

Las empresas deben centrarse en alinearse con los directivos de primera línea y educarlos, que se convierten en agentes del cambio para evangelizar la tecnología y dar a conocer sus aplicaciones y ventajas. La difusión proactiva de casos de éxito y la presentación de las ventajas de la minería de procesos a los empleados afectados pueden ayudar a conseguir su aceptación, crear interés y abordar las preocupaciones relacionadas con el aumento de la transparencia. El desarrollo de una cultura organizativa que adopte la innovación y la creación de una comunidad de empleados interesados a través de iniciativas como eventos y talleres pueden contribuir en gran medida a gestionar el cambio de forma eficaz.

El enorme potencial de la minería de procesos

La minería de procesos ofrece a las empresas un gran potencial para divulgar el ADN de los procesos de una empresa e impulsar la mejora continua. Las empresas deben comprender que la minería de procesos va mucho más allá del primer paso de descubrimiento y darse cuenta de que puede desempeñar un papel vital en la creación de operaciones preparadas para el futuro.

Ante la creciente necesidad de pasar a la era digital a una velocidad vertiginosa, la adopción de la minería de procesos a escala puede ayudar a las empresas a acelerar sus iniciativas de automatización y transformación y obtener un mayor rendimiento de la inversión y valor empresarial.

Amardeep Modi es vicepresidente de Everest Group y asesora a clientes en temas relacionados con áreas tecnológicas del ecosistema de automatización inteligente, como RPA, IA, minería de procesos y orquestación de procesos. Amar ayudó a establecer la práctica de Tecnologías de Optimización de Servicios (SOT) de Everest Group, y sus responsabilidades incluyen liderar las ofertas de investigación sindicadas y personalizadas de SOT a nivel mundial.

Harpreet Makan es Directora de Prácticas en Everest Group y miembro del equipo de Tecnologías de Optimización de Servicios (SOT). Asiste a clientes en temas relacionados con tecnologías que están alterando la forma en que se prestan los servicios globales, como RPA, IA y minería de procesos.

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